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| 从计划和归档的方法开始，可以在将来获得回报。 |
我们花了很多时间谈论DPReview相机，但装备只是等式的一半。为了最大限度地利用我们的图像制作，我们需要让我们的图像为我们工作。有一个好的方法来管理你的文件将有助于确保你的宝藏在未来的几年里都在这里，当你需要它们的时候，它会让你更容易访问它们。
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一件事:建议,t从DPReview编辑器的ip和技巧 关于本系列: |
在第一部分我们研究了如何更好地组织我们的相机、镜头、连接线、配件和其他设备。今天，我们将目光转向建立一个系统来组织你的数字资产，使它们更容易在今天和明天，在任何时间，从任何地方找到和访问。
我从我在专业领域的经历中学到了这些教训，我的收入依赖于分配工作，档案销售以及在编辑和客户打电话时快速响应的能力。
当组织得到回报的时候
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我从2004年开始使用Photo Mechanic。该软件帮助我快速编辑、输入元数据、颜色编码、组织文件并将其移动到编辑器和客户端。当我开始的时候，Lightroom和Capture One还没有出现，所以在没有“库”的情况下，我想出了自己的系统。 |
我不止一次接到一个电话，有人想在截止日期前授权我的一张图片。如果我能活到早上，我就很幸运了;通常是几分钟的事，而不是几天。如果我不知道我的东西在哪里，我就有麻烦了。
几个月前，一家伦敦杂志联系我，希望授权使用我几年前在里克·赖尔登(Rick Riordan)家中创作的一幅肖像。在珀西·杰克逊系列电影第一部上映前夕，我为英国《卫报》接受任务，与赖尔登共度了一天。
当时我的照片只有两张发表了，但我也拍了几十张肖像和纪实照片，最后都被收录了出来。由于我对我的工作进行了仔细的归档，多年来我已经能够多次向其他出版物销售这项工作。
我在近十年前就完成了这个任务，但多亏了我的组织能力，我能够很快地把联系人表交给编辑进行编辑。
这是几个月前发生的事。一位编辑正在写一篇关于赖尔登的故事，并计划为迪士尼+制作一部新的珀西·杰克逊电视剧，他很好奇我是否有任何剪辑。那时我已经在十年前完成了这个任务，但多亏了我的组织能力，我能够快速地将联系人表交给编辑进行编辑。他们可以选择他们喜欢的东西，我也可以在截止日期前完成。
我不仅能够快速找到图像，而且通过有组织的文件归档方法，我还确切地知道在哪里可以找到他们需要的文件的高分辨率版本。
元数据为王
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| 在使用相机之前，至少要设置好日期。如果你的相机允许，也设置位置和版权信息。您添加的元数据越多，您将来就越容易对有关图像的信息进行复查。 |
如果你和一些专业人士交谈，他们可能会告诉你，一张照片必须能够独立存在，一张糟糕的照片需要一个标题来告诉你故事。我想说的是，除了少数情况，这个建议是胡扯****。当客户向你要一张图片时，他们也想要很多关于图片内容的详细信息。
尽快养成在所有图像上填写元数据的习惯是一种很好的做法。像历史学家或记者一样思考，包括人物、事件、地点、时间、原因以及你认为将来可能需要的任何其他关键信息。
在我的标题栏中，我特别注意使用美联社风格的标题:第一句话是关于照片中人物或事物的直接细节，第二句是事件的背景和“原因”。我有时也会引用我采访过的人的话，连同他们的电话号码和电子邮件。
当我需要记住一项任务的细节，需要确信我认为照片中的内容确实在照片中，或者在事实发生很久之后想要跟进消息来源时，这种细节水平可以帮助我多年。
还有一个额外的好处——我输入的信息越多，我为未来的搜索提供的关键字就越多。
你可以向一个五岁的孩子解释文件结构
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| 除了构建一种保存数据和构建文件体系结构的方法之外，能够向他人解释它可能会在时间紧迫的情况下节省您的时间。 |
无论你是使用现成的解决方案，如Lightroom库，支付像PhotoShelter这样的服务，还是在这些工具之前提出自己的解决方案，现在你陷得太深或太顽固而无法适应(不是说我对此一无所知)，关键是要有一个适合你的系统，并且足够简单，当你不在房间里的时候，你可以通过它与别人交谈。
你需要一个可以用另一种语言向别人解释的系统。
你需要一个系统，你可以在电话连接不好的情况下用另一种语言向别人解释。我这么说有点荒唐，但我这么做是为了说明一个关键点。有时你不能上网，或者不在家，或者出于某种原因需要别人访问你的远程备份，你可能需要他们尽快完成。除非你有一个非常了解你如何设置存档的全职助手，否则你必须能够向其他人解释如何找到一个文件——它的正确版本——访问它的元数据并将文件发送给你或其他人。
我将分享一个现实世界的例子。当我还在《新闻周刊》(Newsweek)工作时，我雇了一名摄影师前往埃及，完成一项任务，记录埃及总统穆罕默德·穆尔西(Mohamed Morsi)被军方赶下台后的抗议活动和后果政变。当摄影师不在的时候，碰巧我需要从他们之前的旅行中获取他们的一张照片。
我在最后期限前，还有几个小时就要把文件发送给打印机，我需要这张照片，但摄影师目前正在埃及为我拍摄，而我需要的文件档案完全在另一个国家。最重要的是，互联网服务时断时续，电话也同样不可靠。
这可能是一场灾难，但谢天谢地，摄影记者有一个系统。
这可能是一场灾难，但幸运的是，这位摄影记者有一个系统，他的家人可以很快地指导他如何检索文件并将其发送给我。我给家人发了几条“像我五岁一样解释一下”的短信，但效果很好我完成了最后期限。
在我的个人工作中，也有很多次我离开了我的文件，不得不打电话给别人，让他们通过电话找到我几年前(或几十年前)处理过的和未处理过的照片发给我。这之所以有效，是因为即使我不在房间里，我也知道该往哪里看。
做一个别人可以依靠的人
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| 有条理能让你留在游戏中。 |
与有条理的实际好处相辅相成的是，作为别人毫不犹豫地联系的人，建立声誉的光芒。如果你想出售你的图像或与他人合作，这可能是一个巨大的额外奖励。
请允许我揭开帷幕，分享我作为多家出版物的摄影总监和工作室负责人所学到的东西:获得未来工作的最佳方式是展示你过去工作的成功。
当编辑打来电话时，他们就进入了合作关系。
有几种方法可以做到这一点。你可以把你的作品组合在一起，把你的作品剪辑和参考资料放到网站上，甚至是社交媒体上，但最好的方法是建立信任。
当编辑打来电话时，他们就进入了合作关系。除了编辑用金钱和宣传支持的任务之外，还有一种建立信任的投资在表面之下发生。当一个编辑打来电话时，他们说他们信任你，他们说他们投资你是因为他们相信你能做到，他们告诉他们的老板，他们愿意用自己的声誉来支持你。
专业摄影的世界很小。在截止日期前做好工作并拥有良好的声誉会有很大的帮助。
编辑需要反应能力和全貌。编辑们想要更快。编辑们想要剪辑。编辑希望看到高分辨率的图像。最重要的是，编辑需要一个值得信赖的伙伴关系。
专业摄影的世界很小。在截止日期前做好工作并拥有良好的声誉会有很大的帮助。编辑们知道他们可以信赖你，你也知道你可以做出你能信守的承诺。
每当摄影师在截止日期前找到编辑时，他们都在建立自己的权益，并增加了未来工作的机会。在这里，一个好的档案系统和组织可以帮助你在提供过去的工作时度过难关，并有助于为未来的工作建立良好的习惯和组织。
这并不能保证，但如果你能按时提交，让编辑对你的能力充满信心，他们更有可能再次给你打电话。
简单说一下安全问题
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| 我发现云对于移动文件和临时保存数据非常有用，但是由于多个云平台的数据丢失，这些天我把所有最重要的数据都离线了。 |
如果您的工作涉及敏感主题，并且需要保护您的数据，请考虑采取几个步骤来减缓坏人，骗子或政府官员未经您的许可访问您的工作。
这是另一个例子。几年前我在研究一个项目关于美国和欧洲的无国籍人士。作为我报道的一部分，我在美国各地穿梭，拜访那些躲藏起来的人，经常收集私人信息，如果被滥用，可能会对他们造成伤害。为了保护我的消息来源，我必须确保笔记、图片和其他敏感文件的安全。这就是我的下一个技巧。让它远离云。
让它远离云。
我可能是一个特殊的用例(或者可能只是超级偏执狂)，但我不相信云。我不喜欢把我的档案放进一个黑匣子，我只希望它能正常工作。
不是每个人都有同样的安全问题，但我不信任云还有第二个原因。我曾经因为云解决方案丢失过数据，让平台在我不知情的情况下压缩我的文件。
还记得我在上一节提到的信任吗?好吧，来自多个供应商的云解决方案给我留下了很少的信任，除了几个小时或几天的临时需求之外，我不会使用或推荐它们用于存储。
做事有条理，生活得更好
简而言之:如果你是专业人士，那就拿薪水。如果你不是专业的，当你让你的家人去拿东西的时候，不要把他们逼疯。
不要让今天的懒惰阻止你进行销售或重新浏览图片。
我的建议是，这篇文章偏向于那些试图从他们的档案中获得收入的人，但同样的原则也适用于任何想让他们的图片库更容易被其他人甚至自己发现的人，无论是现在还是将来。
不要只是整理你的文件，确保它们也有冗余备份。一个好的经验法则是，在任何时候都至少有两个完整的备份，其中一个不在现场。这样，如果一个位置遇到坏的命运，至少有一个备份副本在另一个位置是安全的。
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| 如果您只将文件备份保存在一个物理位置，那么您就没有真正的备份。一场火灾、洪水、盗窃或电涌，“噗”的一声，一切都消失了。 |
这是不言而喻的，但备份只有在你努力确保它经常更新和维护的情况下才是好的。在你父母家里有一套备份硬盘似乎是一个可靠的备份，但如果你不旋转它们以确保它们是最新的，并且仍然工作，那么它们就不是真正可靠的备份。不要让今天的懒惰阻碍了你的销售，也不要让今天的懒惰阻碍了你重新浏览图片。
不幸的是，数据故障时有发生，驱动器确实会随着时间的推移而恶化，检查激活备份驱动器并确保您可以访问数据是一种方法，您可以尽快意识到潜在的问题。
与冗余备份相伴而来的另一个注意事项是:及时了解如何保存文件。
数据存储标准不像以前那样经常改变(我有一些带有文件的Zip光盘，我认为我再也无法访问它们了，但希望是永恒的，我就是不能让自己把它们扔掉)，但是I/O端口标准确实会随着时间的推移而改变(我也有旧的eSATA驱动器，但即使是Firewire 400适配器也变得越来越难买到)。
我的观点是，随着时间的推移，标准会改变，接口会改变，甚至系统架构也会改变。保持更新和技术变化有助于确保您的存档始终可访问，无论什么格式或加密狗接下来。
奖励原则:保存所有东西是可以的
这似乎与你所学到的一切相悖。我们看到了很多读者的评论，网上的指南，甚至我们的一些编辑也这么说——从长远来看，做一个数字包是浪费的，毫无意义的。
为什么要保存你知道不好的图片呢?为什么要在您认为不需要的图像上浪费存储空间呢?把它处理掉!嗯…是也不是。
那个星号是比尔·克林顿的错。
朋友们，我站在你们面前说:“嗨，我的名字是Shaminder，我是一名电子背包客。”从90年代中期到现在，我几乎保存了我拍摄的所有照片(从胶片到数码)。每一个镜头，每一个“坏”帧，每一个类似的图像序列，甚至从一开始就被丢弃的对焦检查图像。为了以防万一，我把所有东西都保存起来，并有几兆字节的图像和视频文件，所有这些都经过了仔细的分类和存档。
是的，这是多余的，但这对我来说是有意义的，因为我是如何工作的，这就是部分标题中的星号的来源。那个星号是比尔·克林顿的错。
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| 摄影记者Dirck Halstead在1998年《时代》杂志上的照片。 |
1998年，美国总统比尔·克林顿被弹劾，罪名是试图妨碍司法公正，他在与一名21岁无薪实习生的婚外情问题上向联邦大陪审团宣誓后撒谎。
没有明确的证据表明他们彼此认识;她在白宫工作并不能保证他们说过话。调查人员把他们的案子放在一起，媒体也翻查了他们的档案，但没有发现任何证据表明有人曾见过他们在一起。总统否认他认识这名实习生，但谣言在华盛顿四处流传
这张照片最终登上了《时代》杂志的封面，只是因为摄影记者德克·霍尔斯特德认出了这位实习生的脸，并确信自己以前见过她。
霍尔斯特德曾报道过1996年的总统大选，他的档案中有数千张电影幻灯片。
“我雇了一名研究人员，她开始在灯光室里浏览成堆的幻灯片。”霍尔斯特德多年后回忆道。“四天之后，在5000多张幻灯片中，她找到了一张图片，这是1996年的一个筹款活动。”
五个月后，《时代》杂志刊登了这张照片。
现在，我不指望我的档案里有什么能改变历史的进程。但多亏了我的系统，如果需要的话，我能比四天快得多。
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